요구사항의 변화

프로젝트는 "점진적 구체화" 라는 특징을 가지고 있습니다. RFP에서 부터 프로젝트에 대한 어느 정도의 정의는 있겠지만, 명확하지 않습니다.

그래서 프로젝트를 명확하지 않은 일에 대한 명확화 또는 구체화 시키는 과정과 결과를 도출하는 일련의 작업이라고도 하는데, 이런 명확화, 구체화 시키는 처음 과정이 요구사항 분석과 확인 입니다.

요구사항은 건물을 짓는데 기초공사라고 해도 과언이 아닙니다. 그 만큼 중요하고, 정확히 분석 및 정의해야 하는 부분입니다.
 

아무리 요구사항을 정확히 분석하고 정의했다고 문제가 발생한 여지가 많이 있습니다.

전 세계적으로 프로젝트 문제가 발생하는 가장 큰 요인으로 요구사항에 대한 문제라는 보고서는 오래 전부터 있었습니다.

   

이런 요구사항에 대한 문제가 많이 발생하는 원인에 대해서, 재미나는 사례가 있어 오늘 소개 해 볼까 합니다.

(요구사항에 대한 문제라고 하면 가장 많이 거론되는 것이 요구사항의 변경 일 것입니다. )

   

1. 소비자의 후회

   모린 쉬어는 마빈겔브 기념 병원의 관리자다. 이 병원은 환자가 넘쳐나서 보통 세 환자가 병실 하나를 같이 쓴다. 쉬어와 그의 스태프는 오랫동안 현재 병원 옆에 건물을 새로 지었으면 하고 꿈꾸어 왔다. 그러면 부족한 병실 문제가 해결되리라 생각했던 것이다. 쉬어는 대출 금리가 3%로 떨어지자 이 기회를 틈타 건설회사와 새 건물을 짓는 계약을 맺었다. 그 건물이 완공되면 120병상을 수용할 수 있어 환자 처리 능력이 크게 향상된다.

   계약을 하자마자 쉬어는 그 지역에서 저렴한 외래환자 치료시설이 대중화되어 간다는 지방지의 연재 기사를 읽었다. 그녀는 힘겨운 일을 계획하고 있는게 아닌가 하고 걱정하기 시작했다. 프로젝트가 시작된지 다섯 달이 지나 새 건물의 뼈대가 세워진 후에 쉬어는 건축 계획을 변경하여 새 시설이 60병상만 수용하도록 건축업체와 논의를 시작했다. 그녀는 새 건물의 수용 능력을 50%로 줄여도 건축비용은 15%밖에 건지지 못한다는 사실을 알고 충격을 받았다.

      

2. 넘을 수 없는 장벽

   마사 브론만은 박사 논문을 쓰고 있는 대학원생이다. 그녀의 논문 프로젝트는 어떤 개발도상국의 공중보건 문제를 대상으로 하고 있다. 그 나라의 공중보건 의에 대한 설문 조사가 연구의 핵심이다. 설문지는 그 나라에서 효과적인 공중보건 프로그램을 수립할 때의 주요 장애물을 파악하기 위해 작성되었다. 그녀는 두 달 동안 설문지를 만들고 검증했다. 이 작업을 끝나자 그 나라의 공중보건 담당하는 의사에게 350부의 설문지를 돌렸다.

   며칠 후에 그녀는 보건부 공무원의 방문을 받았다. 그는 그녀에게 조사를 할 권한이 없으며, 이 일을 계속하는 것을 금지한다고 말했다. 브론프만은 갑자기 그 나라 정부의 기피 인물이 되었다. 논문은 조사분석의 결과를 대상으로 하기 때문에 설상가상으로 박사 논문이 위태로워졌다. 그녀가 박사 논문을 끝마치려면 연구조사 전략을 완전히 바꿔야 할 것이다.

      

3. 갑자기 떠오른 생각

   브라이언 데이비스와 그의 설계팀은 한 가전제품 제조회사의 신형 토스터를 개발하고 있다. 그들은 신제품 개발 부사장인 다니엘 셀리그만과 2주일째 함께 일하고 있다. 셀리그만 씨는 매우 창조적인 사람인데, 그는 신형 토스터의 모습에 대해 몇 가지 새로운 제안을 했다. 데이비스는 그 제안을 받아들였고, 신형 토스터의 견본을 만들기 시작했다.

   두 달 후에 셀리그만은 토스터 개발이 어떻게 진전되고 있는지 보기 위해 설계 작업장에 들렀다. 그는 거의 완성된 견본을 보고는 매우 흥분했다. "막 영감이 떠 올랐습니다." 그는 외쳤다. "토스터에 음성합성 침을 넣어서 토스터가 사용자에게 말을 하도록 합시다." 설계팀원들은 이런 제안으로 인해 제품에 대한 설계를 대폭적으로 수정해야 한다는 것을 알고 있었으므로 브라이언 데이비스를 걱정스레 바라보았다. 데이비스는 "그렇게 하죠"라고 말했으며 설계팀원들은 마음 속으로 투덜거렸다.

   석 달 후에 셀리그만은 말하는 토스터의 견본을 검토하러 설계 작업장에 돌아왔다. 그는 결과물을 보고 나서 기뻐서 날뛰었다. 그는 감탄했다. "공상과학 소설에나 나오는 물건이군요!! 아시다시피 우리는 토스터를 한 단계 끌어올렸습니다. 우리가 만드는 것은 단순한 토스터여서는 안 됩니다. 정보센터가 되어서 모든 주방 용품의 중심이 되어야 합니다. 이걸 연구하십시오. 그럴거죠, 브라이언?" 브라이언은 머릿속으로 재빠른 계산을 하며 고개를 끄덕였다. 이 최신 요구로 인해 프로젝트는 최소한 아홉 달은 늘어날 것이고, 설계팀을 두 배로 증원해야 할 것이다.

      

4. 기회의 포착

   낸시와 데이비드는 다 쓰러가는 낡은 집을 사서 개조한 후 세를 내 주려고 한다. 그들은 건축업자를 고용해 집 외부를 단장하도록 했다. 집은 구조적으로 견고했기 때문에 건축업자는 주로 낡은 페인트 칠을 벗겨내고, 벽지를 뜯어내고, 벽과 천장의 틈에 회반죽을 붙이고, 새로 페인트칠 하고, 딱딱한 나무로 되어 있는 바닥의 표면을 다시 손질했다.

   거실의 벽난로 앞면 주위의 장식에서 페인트를 벗겨낼 때, 건축업자는 페인트칠 밑에 있는 나무가 아름다운 밤나무 수공예품이라는 것을 발견했다. 또한 계단의 난간도 밤나무 수공예품이란 것을 알았다. 창틀에서 칠을 벗겨낼수록 낸시 부부가 좋은 집을 샀다는 것이 분명해 졌다. 그래서 부부는 원래 계획을 바꾸었고, 처음 계획보다 비용가 수고가 많이 들어가는 대대적인 수리를 하기로 결정했다. 그들은 수리비용으로 3만 달러를 들이면 집값이 6만 달러는 오를 것이라고 계산했고, 이 추가 비용은 투자할 만한 것이라고 판단했다.

      

5. 내부적 불화

   대기업 S사는 평소에 받는 금액의 50%도 미치지 못하는 금액으로 외국계 인력 컨설팅 기업의 사무실 인테리어를 맡았다. S사 책임 담당자 팍는 사무실 인테리어 일을 많이 수행한 경험으로, 실제 도면보다 자신의 경험을 믿고 일을 계획하기 시작했다. 외국계 인력 컨설팅 기업의 담당자 지는 인테리어 박사 학위를 지닌 사람으로 이번 일을 위해 회사에 특별 채용된 사람이다. 그러나 외국계 인력 컨설팅 기업에는 비록 박사까지는 안되더라도, 노력한 두명의 담당자인 리와 케이는 자신들의 업무와 달리 지가 이끌어가는 것에 반감을 가져, 그녀들은 지의 업무에 일체의 도움을 주지 않았고, 오히려 지와 팍에게 문제점만 지적하는 일에 집중하였다. 이후 인테리어 작업해야 할 공간이 사무실 10칸이 아니라 25칸이라는 것이 뒤늦게 알게된 팍은 업무가 원활하게 진행되지 못할 것에 대해서 보고를 하게 되었고, 뒤늦게 담당자로 지와 케이로 지정되게 되고, 인테리어 업무는 4개월이나 수행되었음에도 처음부터 다시 시작하게 되어 6개월이 더 소요되었다.

   

1번의 사례는 프로젝트의 규모가 크거나 고객이 정확한 계획이 없이 프로젝트를 발주를 했을 경우,

2번은 수행 중 외부적 요건에 의해 어려움을 겪을 수 밖에 없는 프로젝트를 추진하고자 할 경우,

3번은 계속 늘어나는 기능 추가 요구,

4번은 좋은 현상이긴 하지만, 원천적 프로젝트 변경이 일어나는 경우,

5번은 프로젝트 수행 팀 또는 고객 측의 의견 문제를 해결하지 못하고 추진 했을 경우

등에서 자주 일어나는 사례입니다.

   

1~4번까지는 "사람과 시간을 최상으로 활용하는 프로젝트 관리 - J.데이빗슨 프레임 지음" 라는 책에서 인용 한 것이고, 5번은 실제 강팀장이 겪은 프로젝트를 각색한 것입니다.

  프로젝트 관리 - 사람과 시간을 최상으로 활용하는  

J. 데이빗슨 프레임 지음, 양기영 외 옮김
사람을 적재적소에 배치하고 효율적으로 다루는 법, 프로젝트 수행시 빠지기 쉬운 함정을 피하는 법, 복합적인 프로젝트를 관리하는 법, 유능한 프로젝트 관리자가 되는 법 등 프로젝트 관리의 딜레마를 명쾌하게 풀어줄 모든 해법을 담은 안내서다.